Büroorganisation

In diesem Blogbeitrag geht es um die Büroorganisation.

Was versteht man unter Büroorganisation? Was gehört dazu und welche Skills werden dafür benötigt?

Definition Büroorganisation

Statt Büroorganisation wird auch oft Büromanagement oder Office Management gesagt.

Die Büroorganisation beinhaltet einige verschiedene Aufgaben im Büro, angefangen von der Steuerung und den Abläufen innerhalb des Office, das Planen und Koordinieren von Meetings bis zur Bestellung von notwendigen Dienstleistern.

Wie du siehst, geht es hier viel mehr als nur um die Ablage von Dokumenten und die allgemeine Ordnung im Office. Und dabei ist es egal, ob du in einem riesigen internationalen Konzern arbeitest, oder in einem lokalen Handwerksbetrieb. Wichtig ist immer, den Überblick zu behalten und in allen Abteilungen effizienter zu arbeiten.

Was gehört zur Büroorganisation?

Büroorganisation hat in erster Linie mit klaren Strukturen und Abläufen zu tun. Das bedeutet, alle anfallenden Aufgaben sollen vor allem durch übersichtliche Abläufe Zeit und Kosten sparen.

Mit der Büroorganisation sind Abläufe gemeint, die regelmäßig aber auch nur zeitweise im Office anfallen.

In vielen Unternehmen gibt es bereits eine gewisse Organisationsstruktur. Dennoch macht es manchmal Sinn, diese weitgehend neu aufzubauen um noch effizienter arbeiten zu können. Die Umstellung zum papierlosen Büro würde beispielsweise eine Neustrukturierung mit sich bringen.

Zur Büroorganisation gehört beispielsweise die Korrespondenz des Unternehmens. Egal ob Schreiben an Geschäftspartner, Rundmails an Mitarbeiter oder Reklamationen bei Lieferanten: die Korrespondenz gehört zu den wesentlichen Bereichen der Büroorganisation.

Bei kleineren Unternehmen gehört auch oft die Verwaltung des Personals dazu, da es in der Regel dafür keine eigene Abteilung gibt. Vom Bewerbermanagement bis zur Durchführung von Vorstellungsgesprächen: auch das Personalmanagement gehört zur Büroorganisation.

Ebenso das Planen und Organisieren von Events gehört zur Büroorganisation und wird von der Office Managerin erledigt. Eine Messe oder ein Kongress muss langfristig gründlich vorbereitet und geplant werden, damit es am großen Tag keine bösen Überraschungen gibt.

Das Zeitmanagement und damit das Terminmanagement ist auch ein großer Bereich der Büroorganisation. Eine sinnvolle Terminplanung lässt immer Pufferzeiten für unvorhergesehene Ereignisse zwischen den Terminen. Es muss ein Zyklus für wiederkehrende Aufgaben festgelegt werden, die Urlaubsplanung muss erledigt werden, Termine müssen vor- und nachbereitet werden und nicht zu vergessen müssen auch Vertretungsregelungen definiert werden. 

Skills für die Büroorganisation

Im Artikel „Office Managerin“ habe ich bereits beschrieben, welche Kompetenzen eine Office Managerin mitbringen sollte.

Hier kommen noch eine ganze Menge Softskills dazu, die dir helfen in der Büroorganisation erfolgreich zu sein.

Organisationstalent ist das A und O. Du musst nicht nur dein eigenes Chaos auf dem Schreibtisch bändigen, sondern auch das Chaos deiner Kollegen überblicken. Du wirst als Office Managerin viele Dinge gleichzeitig organisieren und planen müssen, aber du musst dennoch den Überblick behalten.

Konzentration ist in der Büroorganisation gefragt. Um dich herum wird oft das Chaos ausbrechen und du bist der erste Ansprechpartner. Sei es für die Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner oder Mitarbeiter. Alle Fäden laufen bei dir zusammen, deshalb solltest du immer top informiert sein und alle Abläufe, Absprachen oder Termine kennen.

Konflikte solltest du schnell beiseite legen können. Gerade in Besprechungen mit Mitarbeitern kann es zu Streitigkeiten kommen. Wichtig ist hier einen kühlen Kopf zu bewahren und den Konflikt schnell beiseite legen zu können.

Belastbarkeit sollte dich auszeichnen. Es ist kein Zuckerschlecken, ein Büro zu leiten.

Weiterbildung sollte für dich kein Fremdwort sein. Gerade in dieser schnelllebigen Zeit solltest du als Office Managerin immer up to date sein und die Herausforderungen kennen, die auf die Büroorganisation zukommen.

Und zu guter Letz dürfen auf keinen Fall der Humor und eine Portion Gelassenheit fehlen. Stressige Situationen lassen sich leichter mit einem Lächeln bewältigen und steckt auch dein Gegenüber an.

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