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Mit Sicherheit kennst Du die Situation: Du sitzt im Büro und Dir wächst mal wieder alles über den Kopf. Multitasking gehört zur modernen Office-Tätigkeit dazu, kann bei fehlender Organisation und Störungen im Minutentakt jedoch schnell zur übermäßigen Belastung werden.

Mit einem klugen Selbstmanagement lernst Du, Prioritäten zu setzen und Deine täglichen Aufgaben effektiver zu meistern.
Unser Artikel macht Dich mit einigen Selbstmanagement Methoden vertraut, die Du direkt in Deinen Office-Alltag einbinden kannst.

Was ist überhaupt mit Selbst- oder Zeitmanagement gemeint?

äDas Management eines Unternehmens muss überlegen, wie es seine vorhandenen Mittel wie Geld und Arbeitskräfte richtig und effizient einsetzt. Genau dieser Gedanke liegt dem Selbstmanagement zugrunde. Hier sind jedoch deine Zeit und Arbeitskraft die Ressourcen, die es einzuteilen gilt.

Gerade wenn eine Fülle von Aufgaben zu erledigen sind, für die objektiv zu wenig Zeit zur Verfügung steht, ist eine kluge Einteilung deiner Arbeitszeit und deiner Kräfte wichtig. Mit einem intelligenten Selbst- und Zeitmanagement wendest Du Methoden an, um Deine Arbeitsmengen systematisch zu meistern und nicht im Chaos zu versinken.

Der vielleicht wichtigste Schlüssel: Prioritäten setzen

Wenn Du einen großen Berg an Aufgaben und Projekten zu bewältigen hast, rücken die Details der einzelnen Aufgaben schnell in den Hintergrund. Dabei gibt es immer Aufgaben, die wichtiger als andere sind. Eine der wichtigsten Selbstmanagement Methoden ist die PEPE-Regel:

„Erst Priorität, dann Eiligkeit, dann Perfektion, dann schneller Erfolg”

Priorität sollte immer auf den Kernaufgaben liegen, die zu Deinem Berufsbild gehören und die Dein Arbeitgeber direkt von Dir verlangt. Sind diese erledigt, solltest Du Dich um dringende und schnell zu erledigende Aufgaben kümmern. Hiernach widmest Du Dich längerfristigen Projekten, die eine präzise und aufwändige Bearbeitung mit maximalem Perfektionismus voraussetzen. Die verbleibende Zeit widmest Du Aufgaben ohne großen Energieeinsatz mit schneller Aussicht auf Erfolg.

Schritt für Schritt produktiver werden

Vielen Office-Kräfte hilft es, zu Tagesbeginn wenige Minuten Zeit zu investieren und einen Tagesplan zu erstellen. Dieser muss nicht kompliziert aufgebaut sein und hilft Dir, schrittweise die neu gesetzten Ziele im Selbst- und Zeitmanagement zu erreichen. Einen guten Ansatz hierfür liefert die ALPEN- Methode nach L. J. Seifert.

Die ALPEN-Methode kannst Du mit einem Formblatt vorbereiten und zu Tagesbeginn die fünf Felder füllen. Hierzu gehören:

A: Aufgaben und Aktivitäten, die für den heutigen Zeit anstehen 
L: Länge der Tätigkeit (nach Erfahrung oder mit Schätzwerten) 
P: Pufferzeiten für sämtliche Aufgaben einrechnen
E: Entscheidungen und Planungen für das weitere Vorgehen
N: Nachkontrolle der Aufgaben und Aktivitäten

Wenn bereits der erste Schritt scheitert, Aufgaben und Aktivitäten in allen Details festzulegen, helfen Dir weitere Methoden bei der schnellen Analyse weiter. Das Mindmapping ist ein Klassiker, der Dir einen klaren und systematischen Überblick verschafft.

Bei allen Methoden und Planungen solltest Du nie vergessen, genügend Ruhezeiten einzurechnen. So groß der Druck auch sein mag, alleine mit ausreichend Pausen zwischendurch hast Du genügend Kraft, Deine Aufgaben zu meistern.

Selbstmanagement in deinen Alltag integrieren

Was Du im Office an Methodik für Dein Selbst- und Zeitmanagement gelernt hast, kannst Du natürlich auch in andere Lebensbereiche ausdehnen. Eine gewissenhafte Planung Deiner Aktivitäten im Haushalt oder im Vereinsleben hilft Dir, Deine Kräfte richtig einzuteilen und Deine Freizeit mehr zu genießen. Die genannten Methoden lassen sich hier ebenfalls anwenden und werden mit Sicherheit gerne von anderen Mitgliedern Deiner Familie oder Deines Vereins übernommen.

Fazit rund um Dein Selbst- und Zeitmanagement

Stress am Arbeitsplatz und eine Überforderung durch zahllose Aufgaben kannst Du mit dem richtigen Ansatz auf ein Minimum reduzieren. Die oben vorgestellten Methoden möchten ein Einstieg sein, um Dir den Weg in ein effektives und produktives Arbeiten zu ermöglichen und mit mehr Freude Deiner Arbeit nachzugehen. Gerne machen wir Dich persönlich mit weiteren Selbstmanagement Methoden passend zu Deiner Arbeitsumgebung vertraut!