Terminmanagement

Die Überwachung und Verwaltung von Aufgaben und Terminen ist im Office Management eine wesentliche Tätigkeit und sollte nicht unterschätzt werden. Um alle anstehenden Termine mit den zugehörigen To Do’s zu managen, braucht man einen sehr guten Überblick.

Aufgabenmanagement

Das Aufgabenmanagement umfasst viel mehr als eine einfache To-Do Liste. Vielmehr bedeutet es, Aufgaben bis zum Schluss zu verfolgen, Fristen zu setzen und gegebenenfalls zu delegieren. Nur so kann sichergestellt werden, dass Projekte pünktlich und zufriedenstellend fertiggestellt werden.

Damit das Aufgabenmanagement auch die gewünschten Resultate erreicht, müssen alle wesentliche Bestandteile einer Aufgabe berücksichtigt werden. Nicht nur eine präzise Zielsetzung ist wichtig, sondern auch strukturierende und organisatorische Details.

Eine Aufgabe besteht aus 7 wesentlichen Bestandteilen:

  1. Aktueller Status: Damit der Fortschritt überwacht werden kann, ist es wichtig, immer den aktuellen Status einer Aufgabe fest zu halten.
  2. Start- und Enddatum: Normalerweise hat jede Aufgabe einen festen Erledigungszeitpunkt. Und das ist auch gut so, denn ohne einen festen Erledigungszeitpunkt besteht die Gefahr, die Aufgabe auf die lange Bank zu schieben.
  3. Aufwand: Bevor eine Aufgabe geplant werden kann, sollte man sich klar darüber sein, wie umfangreich diese Aufgabe ist.
  4. Prioritäten: Viele Aufgaben sind an Deadlines gebunden. Die Aufgaben sollten also so geplant werden, dass diese eingehalten werden können.
  5. Abhängigkeiten: Manche Aufgaben sind abhängig von anderen. Diese gilt es zu ordnen und sinnvoll zu gliedern.
  6. Verantwortungen: Jede Aufgabe muss deutlich einem Mitarbeiter zugewiesen sein.
  7. Checkliste: Checklisten schaffen nicht nur Klarheit, sie tragen durch einzeln festgehaltene Schritte auch wesentlich zur Zielerreichung bei.

Abhilfe schafft hier aber auch das Selbstmanagement. Beim Selbstmanagement geht es darum, den Alltag – sei es privat oder geschäftlich – bewusst in die Hand zu nehmen. Aufgaben müssen geplant und priorisiert werden, es geht darum sich selbst besser zu organisieren und bessere Entscheidungen zu treffen.

Terminmanagement

Eng mit der Aufgabenverwaltung verknüpft ist auch die Terminverwaltung. Damit kein Termin durchrutscht, bedarf es einiger Hilfsmittel. Welche Tools am Besten geeignet sind, ist natürlich stark abhängig von der Organisation des Unternehmens. Für manche genügt eine klassische To-Do Liste und ein Kalender, während andere Unternehmen eine komplexe Softwarelösung brauchen.

Die Art und Weise wie Termine geplant werden, unterscheidet sich dagegen nur gering.

Hier meine 5 Tipps zur Terminplanung:

1.  Immer schriftlich planen: Du solltest deinen Terminplaner, egal ob klassischer Terminkalender oder digital, immer zur Hand haben. Vereinbarte Termine sollten sofort eingetragen werden, um nicht in Vergessenheit zu geraten.

2.  Prioritäten setzen: zu einem Termin gehört auch die richtige Vorbereitung. Um die Vorbereitung effektiv zu gestalten, ist die ABC-Analyse sehr nützlich. A-Aufgaben sollten zuerst erledigt werden, danach nach Priorität absteigend.

3.  keine Notizen im Kalender: der Kalender ist rein für Termine da. To-Do’s oder Notizen im Kalender würden diesen unübersichtlich machen.

4.  Pufferzeiten: ein Termin kann immer länger dauern. Plane lieber Pufferzeiten nach jedem Termin ein, damit sich keine Termine überschneiden.

5.  arbeite mit nur einem Kalender: wenn du all deine Termine, egal ob Geschäftlich oder Privat, in einen einzigen Kalender einträgst, vermeidest du Überschneidungen.

Eine effektive Terminplanung impliziert die Ressourcen und Belastungsgrenzen zu kennen. Wer proaktiv darauf achtet, dass Termine und Aufgaben im Büro geplant und eingehalten werden, trägt wesentlich zum Erfolg des Unternehmens bei.

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