Office Managerin

Du bist auf meine Seite gestoßen und nun überlegst du, was denn eigentlich eine Office Managerin ist? 
Was macht eine Office Managerin und wie wird man eine?

Ich möchte dir gerne einen kleinen Einblick in meinen Alltag geben, indem ich dir diese Fragen beantworte.

Was ist eine Office Managerin?

Eine Office Managerin wird oft auch als Büroleitung bezeichnet. Sie ist demnach die zentrale Mitarbeiterin im Office, welche als Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung und den Mitarbeitern dient.
Eine Office Managerin führt das Büropersonal, leitet und delegiert die anfallenden Tätigkeiten und stellt dabei sicher, dass das Office reibungslos funktioniert.

Ich denke die Herausforderung liegt dabei in dem Wort „Manager“. Denn eine Office Managerin wartet nicht auf Anweisungen, sondern sieht die anfallende Arbeit. Sie ist die Vordenkerin und es wird erwartet, dass sie für alle aufkommenden Probleme eine kreative Lösung findet.

Ich habe mich damals nach meiner Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement dazu entschieden, per Fernlehrgang die Weiterbildung zur Office Managerin zu absolvieren.
Durch das flexible Ausbildungsmodell konnte ich Weiterbildung und Arbeitsleben kompromisslos miteinander verbinden, da ich mich während der Weiterbildung in einem Angestelltenverhältnis auf Vollzeit befand. Die Weiterbildung umfasste insgesamt 30 Online-Vorlesungen, 28 Tests, zwei Hausarbeiten sowie eine wöchentliche Videokonferenz zur Abklärung offener Fragen.
Für mich persönlich war die Weiterbildung per Fernlehrgang der beste Weg, um mein Ziel zu erreichen.

Welche Kompetenzen braucht man als Office Managerin?

Um als Office Managerin erfolgreich zu sein, benötigt man einige Kompetenzen und Know-How.
Man sollte sich bereits einiges an fachlicher Kompetenz angeeignet haben.

Eine gewisse Mediensicherheit sollte vorhanden sein, mit gesetzlichen Grundlagen wie Vertragsrecht oder Personalmanagement solltest du auch bereits vertraut sein. Gängige Programme wie Outlook oder Dropbox dürfen dir keine Schwierigkeiten bereiten.

Du solltest über den Tellerrand hinausschauen, vernetzt denken können und Kreativität haben, denn du musst für jede komplexe Situation eine Lösung präsentieren.
Du solltest ein strukturierter Mensch sein, was sich auch in deiner Arbeit als Office Managerin widerspiegelt. Du dienst als Büroleitung oft auch als Vorbildfunktion und solltest dich auch dementsprechend verhalten.

Kommunikative Kompetenzen dürfen für dich kein Fremdwort sein. Du wirst in diesem Beruf oft Gespräche führen und auch Kritik äußern müssen. Dabei solltest du natürlich eine empathische Person sein, aber dennoch nicht deinen eigenen Standpunkt verlieren. Durchsetzungskraft und Überzeugungsfähigkeit sind hier deine wichtigsten Eigenschaften.

Zu guter Letzt solltest du selbstverständlich auch über Branchenwissen verfügen und den Markt und die Kunden kennen.

Du siehst, es wird einiges von einer Office Managerin erwartet und abverlangt.

Und welche Aufgaben hat eine Office Managerin?

Das ist natürlich zunächst einmal davon abhängig, in welcher Branche du arbeitest und wie du eingesetzt wirst.
Im Groben lässt sich sagen, dass das Management und die Koordination des Büros in deinen Händen liegen.

Mögliche Aufgaben wären:
Du unterstützt und überwachst den internen und externen Informationsfluss, arbeitest mit der Buchhaltung zusammen und bist verantwortlich für die Verteilung der Kosten.

Du managest Kundenmeetings, unterstützt die Marketingabteilung z.B. bei Social Media Aktivitäten oder der Planung von Veranstaltungen.
Du organisierst Geschäftsreisen, unterstützt das Vertriebsteam und überwachst den Bestand des Bürobedarfs.

Je nachdem wie groß das Büro ist, in welchem du arbeitest, fallen auch deine Arbeiten an. In jedem Fall sind die Aufgaben einer Office Managerin sehr abwechslungsreich und sehr anspruchsvoll.

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