Uhrzeit

Wer kennt es nicht? Die Zeitdiebe im Büro.

Aber hast du dir schon Gedanken darüber gemacht, was bei dir die Zeitdiebe sind? Ist es der Kollege, der regelmäßig auf einen Kaffeeklatsch bei dir vorbei kommt? Findest du die benötigten Unterlagen dank Papierstapel auf deinem Schreibtisch nicht?

So erkennst du Zeitdiebe im Büro und schaltest sie aus

Es gibt zwei unterschiedliche Arten von Zeitdieben. Einmal die selbst verschuldeten und einmal die von anderen verschuldeten Zeitdiebe.

Kategorie 1: Die selbstverschuldeten Zeitfresser:
Zu den selbstverschuldeten Zeitdieben gehört zum Beispiel ein überfüllter Schreibtisch, zu lange Telefonate oder schlechte Vorbereitung auf Besprechungen und Meetings.

Deine selbst verschuldeten Zeitfresser kannst du ganz einfach durch bessere Organisation ausschalten. Halte deinen Schreibtisch aufgeräumt, habe den Überblick über die Ablage im Büro und bereite dich vor. Nichts raubt mehr Zeit und Nerven als garnicht oder schlecht vorbereitete Meetings. Auch deine Telefonate solltest du nicht unnötig in die Länge ziehen.

Der Klassiker heutzutage ist das private Smartphone. Auch das solltest du beiseite legen. Denn aus Nur-mal-eben-schnell-antworten kann schnell ein längerer Dialog werden. Das raubt nicht nur viel Zeit, es ist auch bei Chefs nicht gerne gesehen.

Kategorie 2: Von anderen verschuldete Zeitdiebe:
Zeitdiebe, welche von anderen verschuldet sind, sind unter anderem zu viele Rückfragen, Wartezeiten oder eine unklare Kommunikation. 

Solche Zeitfresser sind nur schwer abzustellen, aber es kann funktionieren. 

Gerade wenn du mit mehreren Personen in einem Büro arbeitest, sollte es für jeden ersichtlich sein, wann ein Kollege nicht gestört werden darf. Dafür könnt ihr zum Beispiel festgelegte Zeiten am Tag vereinbaren.

Arbeitet ihr in getrennten Büros, könntet ihr die störfreie Zeit durch ein Schild an der Tür kennzeichnen.

Das Plaudern mit deinen Kollegen kannst du auf die Frühstücks- oder Mittagspause beschränken. So leidet die Arbeitszeit nicht darunter, dennoch tragen regelmäßige Gespräche mit den Kollegen zu einem guten Arbeitsklima bei.

Sägeblatteffekt

Hast du schon einmal etwas von dem Sägeblatt-Effekt gehört?
Dieser entsteht, wenn man bei einer konzentrierten Arbeit mehrfach gestört wird. Jede kleine Unterbrechung – auch wenn sie nur kurz ist – kostet nicht nur Zeit, sondern auch eine Wiederanlaufzeit. Das kann beispielsweise durch das Telefon entstehen. Du arbeitest konzentriert am letzten Meetingprotokoll und das Telefon klingelt. So wirst du aus deiner konzentrierten Arbeit gerissen und musst zunächst das Anliegen deines Anrufers bearbeiten. Ist das Telefonat erledigt, braucht es eine gewisse Zeit, bis du wieder an deinem Protokoll konzentriert arbeiten kannst.

Für einen solchen Zeitdieb, kannst du deine Kollegen bitten, das Telefon für einen gewissen Zeitraum zu übernehmen. So leitest du alle Anrufer zu deinem Kollegen um und du kannst ungestört an deinem Protokoll arbeiten.

Auch in einer unklaren Kommunikation liegen Zeitdiebe, die eliminiert werden können. Oft werden zig Mails hin und her geschrieben um Arbeitsanweisungen zu geben und auf Rückfragen zu antworten. Viel zielführender ist hier ein kurzes, klärendes Telefonat in dem alle offenen Fragen beantwortet werden. So verkürzen sich übrigens auch die Wartezeiten, bis der Kollege auf eine Mail antwortet. 

Wie du siehst, es gibt einige Zeitdiebe im Büro. Manche entstehen ganz unbewusst, wie etwa längere Gespräche mit den Kollegen an der Kaffeemaschine oder das beantworten von privaten Nachrichten während der Arbeitszeit. Wichtig ist im ersten Schritt, die Zeitdiebe in deinem Büro zu erkennen und zu benennen. Im nächsten Schritt kannst du diese dann mit deinen Kollegen besprechen um gemeinsam nach Lösungen zu suchen. Sicherlich kannst du nicht alle Zeitdiebe eliminieren, aber es macht durchaus Sinn, sich seiner Unterbrechungen bewusst zu werden.

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